法人カードの導入時に「社内ルール」を設けよう【5つの具体例を紹介】

法人カードの「社内ルール」を設けておこう!
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法人カードを導入するにあたり、心配なのが「社員の不正利用」。
「自家用車に給油した」といった私的な理由で、法人カードを悪用されることも珍しくありません。

そうした企業内でのトラブルを防ぐために、法人カードを導入するときは「社内ルール」を設けておくことが重要です。

今回は、法人カードを導入するうえで用意すべき社内ルールを紹介します。
社内ルールの作り方や具体例を知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください!

導入すべき社内ルールの具体例を5つ紹介
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社内ルールを作ろうにも、何を決めれば良いか分からないことでしょう。
そこで、まずは実際に使用されている社内ルールの具体例を5つ紹介します。

  • 配布するのは信頼できる一部の社員のみにする
  • 利用前に使用用途を申告させる
  • 領収書を提出させる
  • 利用可能枠に空きが出ないよう限度額を設定する
  • ペナルティを設けておく

ルール1:配布するのは信頼できる一部の社員のみにする


法人カードの配布を、一部の社員に絞るという社内ルールです。

理想をいえば、法人カードは全社員に持たせるのが最も効率的。
しかし、それだと管理は大変なうえチェックも甘くなるデメリットもあります。

そのため、法人カードを持たせるのは部長や課長など「信頼できる社員」を始め、一部の社員にのみ配布する社内ルールを設けることをおすすめします。

ただ、役員クラスであっても法人カードを悪用しないとは限りません。
むしろ、役職がある人ほど周囲が指摘しにくいため、法人カードを悪用する可能性はあります。

月に1度、法人カードの利用履歴を大勢で確認する場を設ける社内ルールを入れても良いかも知れません。

ルール2:利用前に使用用途を申告させる


法人カードを使うとき、上司に利用内容を申告するルールを設けましょう。
以下の3点を法人カードの利用前に申告するよう、社内ルールを設けておくと効果的です。

  • 利用内容:どういったことに使うのか
  • 利用日時:いつ使うのか
  • 利用場所:どこで使うのか

例えば、「A会社の〇〇さん始め4名の方と10月1日に会食で使用します」といった申告です。

これらを記録しておくことで、実際の利用内容と見比べることが可能。
そのため、社員に法人カードを悪用されるリスクを大きく下げられます。

また、仮に申告内容と差異があった場合、経費として認めない社内ルールを設けておくのもおすすめです。

法人カードを多用される会社では、この社内ルールは少々面倒かも知れません。
しかし、利用する機会が多いほど悪用される可能性も高まるので、この社内ルールを設けておきましょう。

ルール3:領収書を提出させる


法人カードでの決済時に貰う領収書を提出させる社内ルールを設けましょう。

これは、送付される利用明細書だけでは全てを把握するのが困難のため。
領収書があれば明細書との相互確認を取れるため、社内ルールで義務付けることをおすすめします。

また、領収書の提出を社内ルール化しておくことで、申告時の内容と差異があった場合、いち早く確認を取ることもできます。

こうしたメリットがあることから、社内ルールを作るときに導入してみてください!

ルール4:利用可能枠に空きが出ないよう限度額を設定する


こちらは、法人カードの利用限度額を設定するという社内ルール。
これを設ける理由は、法人カードを悪用されたときに被害を抑えられるからです。

例えば、毎月の平均出費額が30万円なら、利用限度額は約2ヶ月分の60万円あれば基本的には十分。
それなのに、利用限度額が100万円を超えていると、その空きを狙って悪用される可能性があります。

そのため、ある程度の出費額が分かっているのならば、空きを作らないように設定するといった社内ルールを設けておきましょう。

また出費額を予想できない場合、予想を「できる・できない」出費でグループ化して法人カードを使い分けるのもおすすめです。

ルール5:ペナルティを設けておく


ルールを設けていても、それを破る方が100%出ないとは限りません。
そのため、社内ルールには「社内ルールを破ったときのペナルティ」を設けておくのも効果的。

具体的なペナルティには、以下が挙げられます。

  • 減給処分
  • 懲戒処分
  • 刑事告訴 (業務上横領罪)

さすがに厳しすぎるかも知れませんが、ここまで社内ルールを決めておけば悪用を防ぐための抑止力にも繋がります。

また、きちんと社内ルールを守る社員から不満を出さないためにも、法人カードを導入するなら、こうした社内ルールを設けておきましょう。

社内ルールをガチガチに作るのはおすすめしません
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社内ルールを設けるのは、法人カードを導入するうえでとても重要。
しかし、10個20個…とガチガチに社内ルール固めるのはおすすめしません。

というのも、社内ルールを用意しすぎると、いざ法人カードを使うとき不便になるからです。

そもそも、時間的コストを減らすため法人カードを導入した企業も多いはず。
それなのに、社内ルールを固めすぎると、導入前より時間を浪費してしまうかも知れません。

紹介した社内ルールが5つだけだったのも、それが理由です。

会社の規模により取り入れたり用意したりする数は異なりますが、不便を感じないバランスで社内ルールを考えてみてください!

法人カードの導入と一緒に用意するのを忘れずに!
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社内ルールは、法人カードの導入と共に用意しましょう。

社内ルールが有ると無いでは、悪用が起きたときの対処に影響が出ます。
また、不正利用を起こさない役目もありますので、ぜひ紹介した社内ルールを参考に導入してみてください!

ちなみに、導入する法人カードはすでに決めていますか?
もし未決定なのであれば、以下の記事をご覧になってはいかがでしょう。

当サイトが厳選しましたおすすめの法人カードを紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください!

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